Juicio de Expertos y estrategias de Comunicación
Problema
La gestión predial para habilitar el corredor de la Avenida Tintal - Alsacia - Constitución, presenta retrasos debido a que las expropiaciones por acción administrativa se han demorado más de lo normal, por congestión de procesos en las inspecciones de policía, adscritas a la Alcaldía local de Kennedy, estos retrasos obligan a cambiar el cronograma pues el contrato reza textualmente en una de sus condiciones: El contratista no se compromete a empezar la construcción de la vía hasta que el IDU haya demolido como mínimo el 80% de los predios necesarios.
Stakeholders insatisfechos:
Alcaldía Mayor de Bogotá, Instituto de Desarrollo Urbano, Secretaría Distrital de la Movilidad, Concejo Distrital, Empresa constructora, Empresa interventoría, Banco Mundial y BID, Medios de comunicación, Contraloría de Bogotá, Proveedores, Propietarios de los predios a comprar, Propietarios de los predios ya demolidos, Sistema Integrado de Transporte Público, Sistema Transmilenio, Juntas Administradoras Locales, Juntas de acción comunal, Alcaldía locales,beneficiarios del proyecto (1500.000), Bici usuarios
Stakeholders Satisfechos:
Mecánicos, Transportadores Ilegales, Propietarios de talleres, Algunos propietarios de predios reacios a vender.
Conflictos:
Invasión del espacio y predios desocupados por indigentes, parqueaderos y talleres, Inseguridad, Comercialización y consumo de estupefacientes, Crítica negativa de los medios de comunicación, conflicto o choque interinstitucional de la Alcaldía Mayor y el Concejo Distrital con las demás instituciones públicas, sobrecostos por atraso del proyecto.
Citación al juicio de expertos:
Bogotá D.C. mayo de 2018.
De: Proyectos de Infraestructura Colombia, Avelino Guayacán Zambrano, director del proyecto Avenida Tintal - Alsacia - Constitución.
Para. Ejecutivos del proyecto, Angélica Pérez Contreras, Damaris Ramos Rivera, Oscar Roberto Murcia, Yenny Andrea Gaitán.
Asunto: Se ha presentado una gran problemática para el proyecto Avenida Tintal - Alsacia - Constitución, lo cual hace indispensable la realización de un Juicio de expertos, en el cual esperamos contar con su valiosa participación, este se realizará, el próximo 15 de mayo a partir de las 7:00 AM en la oficina de dirección de proyectos.
Prioridad: Urgente.
Asistencia: Obligatoria
Agradezco mucho su atención.
Atte. Avelino Guayacán Zambrano
avelino_6616@hotmail.com
Móvil: 312080341
Expertos participantes: Angélica Pérez Contreras, Damaris Ramos Rivera, Oscar Roberto Murcia, Yenny Andrea Gaitán, Avelino Guayacán Zambrano
Orden del día.
Verificación de asistencia: Una vez en la oficina de la dirección de proyectos se presentan los expertos, se da inicio al juicio (ver expertos participantes)
Exposición del problema. (ver problema)
Relación de los stakeholders involucrados (ver stakeholders insatisfechos), (ver stakeholders satisfechos)
Exposición de conflictos.
Discusión y lluvia de ideas
Análisis de variables
Determinación de objetivos General y Específicos
Determinación del nuevo plan para la gestión de comunicaciones con cada grupo de Stakeholders
Acta de validación de resultados del juicio
Análisis de la lluvia de ideas: Una vez conocida la problemática, los conflictos y los stakeholders involucrados, se entra en discusión sobre todas las consecuencias para cada una de las fases del ciclo de vida del proyecto , como también para la gestión de los costos, el cronograma y el alcance del mismo, ya establecidos los impactos se discute sobre las alternativas para cambiar la situación
Soluciones posibles: Como la problemática ha creado una serie de conflictos se propone:
- Plan de comunicaciones con todos los stakeholders, para mantenerlos informados, a través de una página web interactiva.
- Gestión judicial por parte del equipo Jurídico del la Alcaldía Mayor de Bogotá para acelerar los procesos administrativos de expropiación.
- Integración de la comunidad con la policía nacional, la vigilancia privada y las juntas de acción comunal para manejar los problemas de inseguridad.
- Renegociación de contrato para empezar a construir la obra por tramos, donde ya se hayan demolido los predios
Objetivos:
Objetivo General: Determinar mediante este juicio de expertos una nueva estrategia para la gestión de las comunicaciones, con cada grupo de stakeholders involucrados en la problemática, con el ánimo de bajar la tensión y mantenerlos informados a diario sobre los cambios en el proyecto.
Objetivos específicos:
Analizar cada necesidad de los diferentes grupos de interesados involucrados en el conflicto para lograr establecer con ellos comunicación continua.
Determinar por cada grupo de interesados cual es la mejor estrategia de comunicación.
Emplear métodos de comunicación de acuerdo con la necesidad de cada grupo.
Establecer un canal abierto e interactivo de comunicación con todos los stakeholders, para este caso una página web.
Mantener actualizado el
canal de comunicación, para responder oportunamente a las necesidades de cada stakeholders
